Kā uzrakstīt efektīvu e-pasta jaunumu vēstuli?

E-pasta jaunumu vēstules izsūtīšana ir lēts un precīzs veids, kā informēt uzņēmuma klientus vai sadarbības partnerus par jaunumiem. Vienīgais mīnuss ir tāds, ka tā domā praktiski visu uzņēmumu komunikācijas speciālisti, un tā dēvētās e-pasta jaunumu vēstules ik dienu lielā daudzumā sabirst mūsu e-pastā. Rezultātā mēs tās pārstājam lasīt vispār, vairumu no tām atzīmējot kā spamu. Patiesībā mēs esam sasnieguši to stadiju, kad uzņēmuma e-pasta jaunumu vēstule tiek uzskatīta par spamu.

Tomēr viss nav nemaz tik slikti, kā sākumā izskatās, – nedaudz pie tā piedomājot un piestrādājot, tā saukto „spamu”, ko citiem sūta jūsu uzņēmums, jūs varat pārvērst atpakaļ e‑pasta jaunumu vēstulē.

Šeit ir 10 vienkārši soļi, kā izveidot labu e-pasta jaunumu vēstuli.

1. Radiet apstākļus, lai klienti un sadarbības partneri gaida jūsu e-pasta jaunumus.

Šādu rezultātu panākt nav viegli, varētu pat teikt, ka tas ir ilgstošs darbs. Tomēr tas nav neiespējami. Savā mājaslapā izvietojiet informāciju par akcijām un pievienojiet tai kontaktformu ar piedāvājumu saņemt jaunāko informāciju par akcijām un citām aktualitātēm tieši e-pastā. Publicējiet uzņēmuma mājaslapā informāciju, kas varētu būt ļoti aktuāla kādai noteiktai jūsu klientu grupai, un atkal pievienojiet kontaktformu, ka aktuālāko informāciju ir iespējams saņemt tieši e-pastā, parakstoties uz jaunumiem. Tāpat situācijā, kad klients jums sniedz datus par sevi, pirkuma veikšanas laikā vai saņemot klientu karti piedāvājiet viņam saņemt aktuālāko informāciju e-pastā, izstāstot un sniedzot piemērus, cik aktuāla un noderīga viņam tā būs.

2. Neiekļaujiet e-pasta jaunumu vēstules sava komunikācijas plāna kalendārā.

Šī ir viena no komunikācijas speciālistu biežāk pieļautajām kļūdām. Protams, jūs to varat iekļaut savā komunikācijas budžeta plānā, un tas jums noteikti ir jādara, bet neizvirziet sev pienākumu sūtīt vienu e-pasta jaunumu vēstuli nedēļā vai mēnesī. Tādā veidā jums būs mākslīgi jārada tās saturs, un tas ir pirmais solis uz situāciju, kad jūsu jaunumu e-pasti tiks uzskatīti par spamu un izdzēsti.

Sūtiet jaunumu e-pasta vēstules tikai tad, kad jums patiesi ir vērtīgi jaunumi, ko pastāstīt saviem klientiem vai sadarbības partneriem. Turklāt pārliecinieties, ka jūsu sūtītie jaunumi ir aktuāli nevis jums, bet jūsu klientiem.

3. Stāstiet klientiem un partneriem par to, kas interesē viņus, nevis jūs.

Bieži e-pasta jaunumu vēstulē klientiem tiek sūtīti jaunumi, kas tiem nemaz nav aktuāli, tikai tādēļ, ka šajā datumā ir plānots izsūtīt e-pasta jaunumu vēstuli un uzņēmuma 10 gadu dzimšanas dienas svinības ir liels notikums. Patiesībā tā nav! Klientam ir pilnīgi vienalga, cik gadu ir jūsu uzņēmumam, ja vien viņam tiek nodrošināts labs serviss un ja viņam netiek papildu labumi no jūsu dzimšanas dienas svinībām. Protams, arī šādu ziņu ir iespējams iekļaut e-pasta jaunumu vēstulē, ja vien tā nav galvenā ziņa un vismaz 2 citas ziņas ir klientam „būtiskās” ziņas, kuru noderīguma dēļ viņš noteikti lasīs arī jūsu nākamo jaunumu e-pastu. Proti, kā galvenās ziņas jums vienmēr ir jāizvirza klientam aktuālās ziņas, un papildus tām jūs varat pielikt informāciju par to, ka uzņēmums ir ieguvis apbalvojumu par labāko klientu servisu utt.

4. Īsi, konkrēti un vienkārši (valoda)

Pastāv viedoklis, ka vidusmēra cilvēks lasa sestklasnieka līmenī. Ja jūs vēlaties izklausīties pēc „eksperta” un lietot ļoti specifiskus terminus, jūs nopietni riskējat pazaudēt savu mērķauditoriju vai labākajā gadījumā palikt nesaprasts. Jums ir jāļauj lasītājiem justies vienā līmenī ar jums, nekādā ziņā – zemākā. Liekot lasītājiem justies nepietiekami kompetentiem kādā jautājumā, jūs varat radīt muļķīgu barjeru starp jūsu klientiem vai sadarbības partneriem un jūsu uzņēmumu. Tieši pretēji – savā komunikācijā jums jārada priekšstats, ka esat viņiem ļoti tuvu, ka jūsu uzņēmumā strādā ļoti saprotoši un vienkārši cilvēki, kas nevienu jautājumu neuzskata par muļķīgu un visus jautājumus spēj izskaidrot īsi, vienkārši un saprotami.

5. Informācijas apjoms

Neviens nevēlas lasīt garas e-pasta vēstules. Tieši tādēļ jums ir precīzi un ļoti stratēģiski jāizdomā, kādu informāciju jūs iekļaujat e-pasta jaunumu vēstulē, bet kāda tās saņēmējam ir jālasa papildus, ja viņu tā interesē. Tieši tādēļ jūsu vienīgais un galvenais uzdevums ir panākt, lai e-pasta jaunumu lasītājs uzklikšķina uz linka „lasīt vairāk”. Tātad, jums ir nepieciešams tikai tik liels informācijas apjoms, lai ieinteresētu lasītāju. Atcerieties – nav nepieciešams pastāstīt visu, lai arī jums vai kādam citam jūsu uzņēmumā tas šķiet ļoti svarīgi.

6. Informācijas izvietojums

Pārliecinieties par to, ka arī informācijas izvietojums jūsu e-pasta jaunumu vēstulē ir viegli saprotams. Bieži, eksperimentējot ar dizainu un tā elementiem, beigās informācija e-pastā tiek izvietota ļoti grūti uztveramā veidā. Izvairieties no tā, jo jūs vēlaties nodot lasītājam informāciju, nevis iesaistīt viņu atjautības spēlē.

Šeit ir veiksmīgs informācijas izvietojuma piemērs. Vizuāli saprotami strukturēts informācijas izvietojums e-pasta jaunumu vēstulē.

Šeit ir neveiksmīgs e-pasta jaunumu vēstules piemērs. Šāda veida e-pasta jaunumu vēstules tika sūtītas vēl pavisam nesen, un tās tika uzskatītas par noteiktu standartu.

7. E-pasta jaunumu vēstules formāts

Jūs varat izvēlēties, kā sūtīt jūsu e-pasta jaunumu vēstuli – parastā e-pastā, e-pastā ar pielikumu vai HTML formātā. Parasti e-pasta jaunumu vēstules tiek sūtītas HTML formātā. Tomēr arī daļa no šī formāta, piemēram, tajā ievietotās bildes, bieži tiek bloķēta. Savukārt vienkāršas e-pasta jaunumu vēstules mīnuss ir tāds, ka to nav iespējams labi noformēt. Tādējādi jūs varat veikt eksperimentu, vispirms izsūtot noformētu vienkāršu e-pasta jaunumu vēstuli un nākamajā reizē izsūtot HTML jaunumu e-pastu, un salīdzinot, kura veida jaunumi tika biežāk atvērti un no kura e-pasta biežāk bija kliki tālāk uz papildu informāciju, un kādi beigu beigās bija sasniegtie rezultāti.

8. Dizains un linki

Nemēģiniet vienkāršu jaunumu e-pasta vēstuli noformēt ar dažādiem dizaina elementiem – jūs tikai visu padarīsit sliktāku. Savukārt HTML formāta vēstulē jūs brīvi varat izpausties dizainā tiktāl, kamēr informācija ir saprotama un tās dizains atbilst jūsu uzņēmuma konceptam un mērķauditorijas raksturojumam. Neizmantojiet mazus burtus vai neskaidrus fontus. Labākie fonti ir Verdana vai Arial. Tāpat centieties precīzi nodalīt tekstu no fona, piemēram, liekot melnus burtus uz balta fona, nevis tumši pelēkus uz gaiši pelēka fona. Katrai atsevišķai ziņai pievienojiet tai atbilstošo linku un pārliecinieties, ka lasītājs saprot, ka ir pieejama papildu informācija. Piemeklējiet foto, kuros redzamās personas vai priekšmeti ir skaidri saprotami, un mēģiniet neizvietot vairāk par 6 fotogrāfijām. Ja regulāri sūtāt kādai grupai e-pasta jaunumu vēstuli, varat izveidot vienotu pamata dizainu un katru reizi mainīt tikai kādu tās elementu vai krāsu kombināciju, kas to padarītu atšķirīgu no tā, kas bija iepriekšējā reizē. Varat izmantot gadalaikiem raksturīgus elementus vai elementus no jūsu e‑pasta jaunumiem.

Šeit ir piemērs ar neveiksmīgu fona un burtu krāsas izvēli.

9. Veidojiet interaktīvu komunikāciju

Neveidojiet vienpusēju komunikāciju, tikai pastāstot klientiem par jaunumiem. Pārliecinieties, ka e-pasta jaunumu vēstulē jūsu uzņēmuma kontaktinformācija ir viegli pieejama. Tāpat, ja vēlaties saņemt atgriezenisko saiti – klienta viedokli kādā jautājumā –, pārliecinieties, ka to ir iespējams izdarīt pavisam vienkārši un ka tas neaizņems vairāk par 30 sekundēm viņa laika. Ideālā variantā – izvietojiet viegli pieejamu kontaktinformāciju, bet pievienojiet arī linku uz sadaļu „Par mums” vai „Kontakti”, kurā ir pieejama visu publisko darbinieku kontaktinformācija – tā jūs radīsiet papildu uzticību un vieglu pieejamību.

10. Notestējiet savu e-pasta jaunumu vēstuli

Pastāv vairāki testēšanas veidi, piemēram, varat nosūtīt e-pasta jaunumu vēstuli kādam paziņam un lūgt viņa viedokli, jautājot tam, ko viņš saprata no šī e-pasta. Tāpat varat nosūtīt e-pasta jaunumu vēstuli kādai klientu grupai un pavērot reakciju – novērtēt, cik e-pasti tika atvērti, uz cik linkiem tajos tika uzklikšķināts, tad varat veikt korekcijas un sūtīt e-pasta jaunumu vēstuli citām klientu grupām. Tomēr jāatceras, ka šādu stratēģiju iespējams izmantot tikai tad, ja pēc korekciju veikšanas otrajai e-pastu saņēmēju grupai nosūtāt e-pasta vēstuli ne vēlāk kā 24 h laikā, kopš to izsūtījāt pirmajai. Tāpat varat izveidot 3 dažādas e-pasta jaunumu vēstules, proti, izveidot atšķirīgas nianses, lai redzētu, ko pieņem un ko nepieņem jūsu auditorija. Tādā veidā pakāpeniski eksperimentējot jūs varat nonākt līdz jūsu korporatīvajai jaunumu e-pasta vēstulei, kurā maināt tikai dizaina nianses.